Mae’r Polisi Preifatrwydd hwn yn egluro sut mae Sefydliad Cymunedol Cymru (y Sefydliad) yn casglu, defnyddio a diogelu eich gwybodaeth bersonol. Mae’n berthnasol i roddwyr, derbynwyr grantiau, staff, ymddiriedolwyr, gwirfoddolwyr a defnyddwyr y wefan.

Rydym yn sefydliad elusennol sy’n gweithio gyda phobl i gryfhau cymunedau ledled Cymru. Credwn fod cymunedau ffyniannus, gyda phobl ofalgar a grwpiau cymunedol cryf, yn rhoi’r cyfle i bawb gyflawni eu potensial. Rydym yn defnyddio data personol i sicrhau ein bod yn trefnu ein hamser a’n hymdrechion er budd pobl Cymru.

Data pwy rydym yn ei gasglu?

Rydym yn casglu gwybodaeth amdanoch pan fyddwch yn rhoddi, neu’n ystyried rhoi, cymorth ariannol neu gymorth arall i Sefydliad Cymunedol Cymru. Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth gan bobl sy’n gwneud cais i’r Sefydliad am grantiau, boed hynny ar ran sefydliad neu fel unigolyn, ac oddi wrth bobl sydd am ein cefnogi a dilyn ein gweithgareddau. Yn ogystal, rydym yn casglu gwybodaeth pan fyddwch yn gwneud cais am swydd gyda ni neu pan fyddwch yn gwneud cais i ddod yn Ymddiriedolwr, er mwyn gallu prosesu eich cais.

Beth rydym yn ei gasglu amdanoch chi?

Mae’r wybodaeth sydd gennym amdanoch wedi’i darparu’n uniongyrchol gennych chi. Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth pan fyddwch yn llenwi arolygon yn wirfoddol neu’n rhoi adborth.

Cesglir gwybodaeth am y ffordd y defnyddir y wefan drwy ddefnyddio cookies.

Byddwn bob amser yn rhoi gwybod i chi ymlaen llaw pan fyddwn yn recordio galwadau ffôn neu alwadau fideo.

Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch?

Gallwn gasglu’r wybodaeth ganlynol:

• Enw
• Dyddiad geni
• Manylion cyswllt (e.e. cyfeiriad e-bost, cyfeiriad post, rhif ffôn), gan gynnwys gwybodaeth berthnasol am aelodau o’r teulu neu ffrindiau, ynghyd â gwybodaeth am gynghorwyr olynol
• Manylion banc
• Teitl swydd
• Gwybodaeth am ein perthynas â chi – gohebiaeth, nodiadau cyfarfodydd, presenoldeb mewn digwyddiadau ac ati
• Gwybodaeth sydd ei hangen arnom i reoli cronfeydd rydych wedi’u sefydlu neu eu cefnogi.

Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu gan dderbynwyr grantiau?

Gallwn gasglu’r wybodaeth ganlynol:

• Enw(au), cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn a manylion cyswllt perthnasol eraill, ynghyd â dewisiadau cyswllt
• Diben a manylion cais am grant
• Unrhyw wybodaeth arall sydd ei hangen i asesu cais am grant, gall gynnwys gwybodaeth ariannol, deuluol, addysgol a chyflogaeth
• Manylion unrhyw grant a ddyfarnwyd
• Gwybodaeth am ein perthynas â chi, gan gynnwys gohebiaeth, nodiadau cyfarfodydd, presenoldeb mewn digwyddiadau ac ati
• Manylion banc gan y rhai sy’n llwyddiannus (grwpiau ac unigolion)

Cyfnodau cadw data

Rydym yn cadw data personol dim ond cyhyd ag y bo angen i ddarparu ein gwasanaethau neu i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol. Gall cyfnodau cadw penodol fod yn berthnasol i rai mathau o ddata, megis ceisiadau am gyllid, recriwtio neu gofnodion rhoddwyr.

Recordio galwadau a chyfarfodydd

Mae’n bosibl y byddwn yn recordio galwadau ffôn neu gyfarfodydd fideo ar Teams neu Zoom. Byddwch bob amser yn cael gwybod pan fydd recordiad yn cael ei wneud.

Defnyddir recordiadau i fonitro ansawdd ein gwasanaethau, cefnogi hyfforddiant staff, gwirfoddolwyr ac ymddiriedolwyr, ac i ymchwilio i gwynion neu eu datrys. Cedwir pob recordiad yn ddiogel a chaiff ei ddileu’n gyfrinachol ar ôl 90 diwrnod.

Os nad ydych yn dymuno cael eich recordio, gallwch ofyn i siarad â rheolwr neu, mewn amgylchiadau eithriadol (er enghraifft, os gallai’r sgwrs achosi gofid neu niwed), gellir cynnal yr alwad neu’r cyfarfod heb ei recordio.

Sut mae’r wybodaeth hon yn cael ei defnyddio?

Mae Sefydliad Cymunedol Cymru yn casglu data am nifer o resymau, gan gynnwys:

• Darparu gwasanaethau neu wybodaeth wedi’u teilwra i ddefnyddwyr sydd wedi gofyn amdano
• Prosesu rhoddion
• Ein helpu i wella ein dealltwriaeth o’r ffordd y defnyddir ein gwefan
• Monitro a gwella’r gwasanaethau rydym yn eu cynnig
• Dibenion gweinyddol cyffredinol
• Hyrwyddo nodau ac amcanion y Sefydliad drwy weithgareddau eraill.

Defnyddio Deallusrwydd Artiffisial (AI)

Mae Sefydliad Cymunedol Cymru yn defnyddio offer AI lle bo hynny’n briodol er mwyn gwella effeithlonrwydd, hygyrchedd a dealltwriaeth ar draws ein gwaith. Nid yw AI yn gwneud penderfyniadau ynghylch cyllid nac yn disodli barn ddynol; pobl sy’n gwneud pob penderfyniad allweddol.

Lle defnyddir AI, mae’n destun goruchwyliaeth ddynol ac yn cydymffurfio’n llawn â deddfwriaeth diogelu data’r DU. Nid ydym yn rhannu data personol ar systemau AI heb fesurau diogelu priodol, a dim ond mewn ffyrdd diogel ac angenrheidiol rydym yn ei ddefnyddio.

Mae rhagor o wybodaeth am sut a pham rydym yn defnyddio AI ar gael yn ein Datganiad AI.

Pan fyddwch yn gwneud cais i weithio neu wirfoddoli gyda ni

Bydd yr holl wybodaeth a ddarperir gennych yn ystod y broses ymgeisio yn cael ei defnyddio at ddiben prosesu eich cais yn unig, neu i fodloni gofynion cyfreithiol neu reoleiddiol lle bo angen.

Ni fyddwn yn rhannu unrhyw wybodaeth a ddarperir gennych yn ystod y broses recriwtio ag unrhyw drydydd parti at ddibenion marchnata. Bydd y wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei chadw’n ddiogel gennym, boed ar ffurf electronig neu bapur.

Byddwn yn defnyddio’r manylion cyswllt a ddarparwch i gysylltu â chi ynghylch eich cais. Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth arall a ddarparwch i asesu eich addasrwydd ar gyfer y rôl rydych wedi gwneud cais amdani.

Bydd ein rheolwyr recriwtio a’n hymddiriedolwyr yn cael mynediad at y wybodaeth a ddarparwch.

Os na fydd eich cais yn llwyddiannus yn dilyn yr asesiad ar gyfer y swydd rydych wedi gwneud cais amdani, efallai y byddwn yn gofyn a hoffech i ni gadw eich manylion yn ein cronfa dalent am gyfnod o chwe mis. Os byddwch yn cytuno, byddwn yn cysylltu â chi’n rhagweithiol pe bai swyddi addas eraill yn codi.

Os na fydd eich cais yn llwyddiannus ar unrhyw gam o’r broses recriwtio, byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol, gan gynnwys deunyddiau asesu, dim ond cyhyd ag y bo angen, yn unol â’n trefniadau cadw data. Os bydd eich cais yn llwyddiannus, byddwn yn cadw eich gwybodaeth yn unol â’n Polisi Diogelu Data. Bydd copi o’r polisi hwn yn cael ei ddarparu i chi gyda’ch llythyr cynnig.

Cookies

Ffeil fach sy’n cael ei storio ar gyfrifiadur defnyddiwr ar ôl cael ei ganiatâd yw cookie. Yna mae’r cookiw yn dadansoddi data penodol fel y gellir teilwra gwybodaeth a gwasanaethau i’r defnyddiwr.

Gallwch ddewis peidio â derbyn cookies ar ein hafan, ond o ganlyniad efallai na fydd rhai o nodweddion ein gwefan yn gweithredu’n iawn.

Diogelu eich data

Rydym yn cadw eich data yn ddiogel yn ein cronfa ddata gan ddefnyddio mesurau diogelwch priodol. Ni fyddwn yn rhannu eich data oni bai bod hynny’n angenrheidiol at y diben y gwnaethoch ei ddarparu i ni.

Mae rhai enghreifftiau isod:

• Byddwn yn darparu gwybodaeth i Gyllid a Thollau EF (HMRC) ynghylch rhoddion Cymorth Rhodd, gan fod gennym rwymedigaeth gyfreithiol i wneud hynny.
• Byddwn yn rhannu gwybodaeth am ymgeiswyr grantiau ag aelodau paneli grantiau a rhoddwyr. Mae’r rhain yn wirfoddolwyr sy’n gweithio gyda’r Sefydliad. Byddwn hefyd yn cyhoeddi data am dderbynwyr grantiau sy’n cynnwys grwpiau a sefydliadau (megis enwau, symiau a diben y grant), ond byddwn yn dienwi manylion unrhyw unigolyn sy’n derbyn grant.

Ein cyfrifoldebau

Os yw’r gyfraith yn mynnu eich caniatâd i brosesu data mewn ffordd benodol, byddwn yn sicrhau eich caniatâd cyn gwneud hynny.

Caiff gweithgareddau eraill eu cynnal er mwyn cyflawni contract neu gytundeb. Mae enghreifftiau’n cynnwys gweinyddu cronfeydd sy’n ddarostyngedig i Gytundebau Dyngarwch neu drefnu digwyddiad tocynnau. Mae pob un o’r gweithgareddau hyn yn gofyn i ni wybod pwy ydych chi, ac i brosesu eich gwybodaeth er mwyn gwneud yr hyn rydych wedi gofyn i ni ei wneud. Lle mae contract ar waith, byddwn yn prosesu eich data ar sail y contract hwnnw.

Ym mhob achos arall, mae’r gyfraith yn caniatáu i ni brosesu eich data os yw hynny er ein budd cyfreithlon, ond dim ond cyhyd ag y bo angen ar yr amod “nad yw’n cael blaenoriaeth dros eich buddiannau, eich hawliau a’ch rhyddid sylfaenol”.

Mae hyn yn golygu ein bod yn cynnal asesiad i sicrhau na fydd prosesu eich data yn achosi niwed i chi, nad yw’n ymwthiol yn ddiangen, ac y byddwn ond yn ei brosesu yn y ffordd a ddisgrifir yn y Polisi Preifatrwydd hwn.

Byddwn yn cadw data cyhyd ag y bo angen i gyflawni’r diben y casglwyd y data. Mae’r berthynas rhwng rhoddwyr, derbynwyr grantiau a’r Sefydliad yn aml yn un hirdymor, ac felly rydym yn disgwyl cadw eich data cyhyd ag y bydd y berthynas honno’n parhau, neu hyd nes nad oes ei angen arnom mwyach.

Marchnata

Hoffem gadw mewn cysylltiad â chi ynghylch ein gwaith i gefnogi pobl a chymunedau ledled Cymru.

Mae gennych yr hawl i optio allan o dderbyn negeseuon e-bost, cylchlythyrau, galwadau ffôn a dulliau cyfathrebu eraill ar unrhyw adeg. Os nad ydych bellach yn dymuno derbyn gwybodaeth gennym, cysylltwch â ni i roi gwybod.

Eich Hawliau

Mae gennych yr hawl i:

• Ofyn i ni beidio defnyddio eich data.
• Gofyn am gopi o’r data sydd gennym amdanoch.
• Gofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich data neu stopio prosesu’ch data yn llwyr, a byddwn yn gwneud hynny lle bo’n bosibl. Fodd bynnag, mewn rhai amgylchiadau efallai y bydd angen i ni barhau i brosesu eich data. Am ragor o wybodaeth, cysylltwch â ni.
• Gofyn i ni gywiro unrhyw wallau neu anghywirdebau yn eich data personol.
• Gofyn i ni ddileu data personol a ddefnyddiwyd gan AI. Gallwch ofyn i ni ddileu data personol a allai fod wedi’i brosesu gan offer Deallusrwydd Artiffisial (AI).
• Cael gwybodaeth am unrhyw brosesau gwneud penderfyniadau awtomataidd. Er nad ydym yn defnyddio AI i wneud penderfyniadau ynghylch cyllid nac unrhyw benderfyniadau eraill, mae gennych yr hawl i wybod a yw unrhyw brosesau gwneud penderfyniadau awtomataidd yn cael eu defnyddio a sut maent yn gweithredu.
• Os nad ydych yn fodlon â’r ffordd rydym wedi prosesu eich data, gallwch gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Gall y ddolen ganlynol fod o gymorth: https://ico.org.uk/concerns/

Newidiadau i’r Polisi Preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu’r Polisi Preifatrwydd hwn yn rheolaidd er mwyn sicrhau ei fod yn adlewyrchu’n gywir y ffordd rydym yn prosesu eich data personol.

Sut i gysylltu â ni:

E-bost: info@communityfoundationwales.org.uk

Cyfeiriad post: Prif Weithredwr, Sefydliad Cymunedol Cymru, Llawr 1af, Hastings House, Fitzalan Place, Caerdydd, CF24 0BL

Ffôn: 02920 379580